С 1 января командировочные расходы. Как оплачиваются командировочные дни? Командировка в страны СНГ: суточные
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Определение суточных
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Суточные по-новому
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
В 2016 году командировка оформляется по новым правилам. Главным изменением является отмена специального удостоверения, что влечет за собой соответствующие корректировки в порядке документального подтверждения расходов. Соблюдение правил действующего законодательства предотвратит совершение ошибок и претензии со стороны проверяющих государственных органов.
Документ, определяющий обязанности работодателя и сотрудников предприятия – постановление № 749, которое было утверждено Правительством РФ 13 октября 2008 г. Там сформулировано понятие служебной командировки, приведены требования к ее оформлению. В данной статье приведена актуальная информация с учетом официальных изменений в законодательство, сделанных позднее.
Служебная командировка — это выполнение сотрудником служебных обязанностей вне своего постоянного места работы. Не имеет значения юридическая принадлежность компании, куда он отправляется. Таким образом, поездка в удаленное структурное подразделение основного предприятия также будет считаться командировкой.
Следует отметить, что сомнения могут возникнуть при сравнительно небольшом расстоянии, когда транспортное сообщение позволяет ежедневно возвращаться домой. В этом случае соответствующие решения принимает работодатель. Он оценивает целесообразность подобных действий с учетом необходимого времени для отдыха, особенностей выполняемого задания и других важных факторов.
Исключением является выполнение рабочих операций в пути, постоянные перемещения на разные объекты, предусмотренные должностными обязанностями. В этом случае учитывается в заработной плате разъездной характер работы, и командировка специально не оформляется.
Сотрудник может сам заказывать билеты, бронировать места в гостиницах. Предприятие создает приказы, заполняет табель учета рабочего времени. Командировка сотрудника оформляется с применением документального подтверждения действий в достаточном для контролеров объеме.
Важными являются также отношения сотрудника с работодателем. Правовое регулирование служебных командировок создано с учетом интересов и обязанностей обеих сторон. Компания обеспечивает выполнение нужного для своей деятельности задания, отчитывается перед налоговыми органами. Работник выполняет свои обязанности без дополнительных затрат, которые компенсируются ему в полном объеме.
Командировки по новым правилам 2016 года
В следующем перечне приведены самые важные изменения:
- Специальное командировочное удостоверение отменено. Это не значит, что оно запрещено на законодательном уровне. Предприятие вправе использовать такой вид документа для внутреннего пользования.
- Не нужно в специальном журнале вести учет соответствующих сотрудников, убывших в командировку.
- Служебное задание не обязательно, поэтому из приказа по предприятию исключают его упоминание.
- Направление в командировку и другие действия оформляются в произвольном виде. Можно, как и прежде пользоваться образцами Госкомстата. Но их применение на практике уже не является обязательным требованием.
В целом, командировка в 2016 году (ее официальное оформление) стала проще. Однако надо знать и применять действующие Правила для соблюдения норм законодательства РФ.
Подробнее об изменениях в оформлении командировок читайте в
Алгоритм действий
Для выполнения сотрудником работ в удаленном режиме создается приказ (свободная форма). В нем указывается суть задания, время выполнения, другие данные. Обязательно учитывается командировка в табеле учета рабочего времени. Из него видно, что работник находился в командировке два дня, 11 и 12 августа, график работы в командировке соответствовал нормальному режиму, восьмичасовому. Перед поездкой сотрудник получает аванс. По возвращении он составляет отчет с приложением документов, подтверждающих сделанные траты. После проверки с ним выполняется окончательный расчет.
- Если произошла отмена командировки, работнику возмещается стоимость билетов, иные понесенные им затраты.
- В случае продления срока задания оформляется новый приказ.
- Отгул за командировку в выходные дни предоставляется, если это предусмотрено трудовым договором. Повышенная оплата – в рамках действующего законодательства.
- Длительная поездка к месту назначения, задержки, вызванные аварийной ситуацией, другими значимыми факторами. Подобные временные интервалы оплачиваются на основе среднего заработка сотрудника.
- Чтобы компенсация не вызвала возражений при контроле, собираются и применяются следующие подтверждающие документы:
- Путевой лист – пригодится при использовании личного автомобиля, так как в нем есть даты и другие сведения для точного расчета затрат.
- Квитанцией из отеля можно доказать определенное время командировки даже при отсутствии проездных документов.
- Для этого также допустимо использовать письменное подтверждение от принимающей организации.
- Командировка по внутреннему совместительству оформляется одним приказом. Достаточно упоминания в документе соответствующих должностей. Сохраняется средний заработок в двух местах. Разумеется, учитывают определенные графики рабочего времени, утвержденные в штатном расписании. Разные организации договариваются между собой о распределении компенсаций по затратам совместителя.
- Когда длительная командировка подразумевает пересечение границ разных государств, используются специальные режимы при выплате суточных, по начислению разных валют. Для этого используют даты пересечения границ (отметки в паспорте).
В этой статье приведены общие сведения. Чтобы оформление делать правильно, необходимо учитывать ограничения по командировкам, ненормированному рабочему дню, иные особенности отдельных заданий.
Расчет суточных при командировках в страны СНГ и среднего заработка при командировках – эти вопросы по-прежнему остаются самыми актуальными. Попытаемся на них ответить в статье.
Средний заработок при командировках
: при расчете среднего заработка при командировках учитывается ли материальная помощь, выплачиваемая к отпуску в размере двух окладов?
Ответ: нет, поскольку материальная помощь является социальной выплатой, а не зарплатой.
Рекомендуем вебинар про оформление командировок : документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.
Командировка в страны СНГ: суточные
Ответ: командировки в страны СНГ — особый случай. Здесь не ставят никаких отметок в загранпаспорте о пересечении границы. Поэтому суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Суточные выплачиваются работнику в полном размере за каждый день служебной поездки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. А днем приезда, то есть последним днем командировки, считаются сутки, на которые приходится время прибытия такого транспортного средства обратно в место постоянной работы. Отсчет каждых новых суток ведется с 0 часов.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Самое главное — зафиксировать их в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировке. Суточные более 700 рублей по России и более 2500 рублей при загранкомандировках облагаются НДФЛ.
Пример расчета суточных
Виктор Ножкин отправлен в служебную командировку в Минск (срок командировки 3 дня):
- 10 июля в 23 часа 10 минут - работник выехал на поезде в Минск;
- 11 июля в 07 часов 05 минут — прибыл в Минск. То есть, пересечь государственную границу РФ 10 июля Ножкин не успевает.
- 11 и 12 июля Виктор выполнял служебное поручение в Минске.
- 12 июля — выехал обратно в Россию на поезде в 15 часов 05 минут.
- 12 июля в 23 часа 40 минут - прибыл в Росию. То есть, 12 июля была пересечена граница РФ.
Суточные по России - 700 рублей, следует выплатить Ножкину за 10 и 12 июля. За 11 июля следует выплатить суточные, которые установлены для командировок за рубеж, - 2 500 руб. Всего за период командировки Ножкину будут выплачены суточные в размере 3 900 руб. (700 + 2 500 + 700).
Вывод: чтобы не ошибиться с расчетом суточных при направлении работников в командировки в страны СНГ, смотрите на дату и время пересечения государственной границы.
В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.
Приказ на командировку
Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).
Что касается формы такого приказа, то можно использовать:
– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.
В приказе укажите следующую информацию:
– наименование учреждения;
– наименование документа и дату его составления;
– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;
– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);
– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;
– цель командировки;
– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);
– основание издания приказа;
– организацию, которая оплатит работнику .
Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):
– на проезд;
– на наем жилого помещения;
– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);
– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).
Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.
Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).
Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.
Документы, подтверждающие срок командировки
По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:
– при использовании служебного транспорта;
– при использовании личного транспорта;
– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.
Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.
К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.
Если работник передвигался на общественном транспорте
Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.
Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.
Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:
– цену номера (места в номере);
– период проживания в гостинице.
Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.
Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).
Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.
Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.
А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.
Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:
– маршрут/квитанция электронного билета;
– багажная квитанция на бумажном носителе;
– посадочный талон.
При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).
Если сотрудник ездил на машине
В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):
– путевой или маршрутный лист;
– квитанции;
– кассовые чеки;
– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.
К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).
В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).
Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.
Журналы учета командировок
Учреждению больше не надо вести два журнала:
– учета работников, выбывающих в служебные командировки;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.
С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.
Выводы
При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:
– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);
– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);
– авансовый отчет.
Очередное внесение изменений в правила, регламентирующие направление работников предприятий в командировки, должно произойти в 2016 году. На этот раз изменения коснуться суточных расходов.
Постановление Минфина о служебных командировках
Предполагаемые изменения произойдут по подготовленному Минфином постановлению № 749 , которое регламентирует особенности направления в служебные командировки сотрудников.
Минфин также готовит очередные изменения в некоторые нормативно-правовые акты, которые должны способствовать оптимизации порядка возмещения расходов сотрудников за время их командировок. Настоящая редакция постановления обязывает предприятия возмещать кроме расходов, произведённых в командировке, также и суточные, которые обеспечивают возмещение различные мелких расходов. Новая редакция, в отличие от предыдущей версии документов, предусматривает отмену суточных для командировок по РФ. Вместе с этим, для загран. поездок возмещение суточных сохраниться в том же размере (от 39 до 64 долларов).
Авансовые выплаты по командировочным
Ранее существовавший порядок произведения возмещения командировочных расходов меняться не будет. Однако, несмотря на то, что суточные будут отменены, предприятия также будет обладать правом на выдачу их авансом. Исходя из установленных ранее размеров суточных расходов, можно ориентироваться при определении размера, подлежащего выплате. Если предприятием суточный размер не был установлен, то ориентироваться можно будет на лимит, который не подлежит обложению НДФЛ. Исходя из положений , его размер составляет 700 руб.
В том случае, если предприятие уже имело установленный лимит суточных выплат, то после того как вступят в силу поправки, необходимо будет издать приказ по предприятию, которым суточные будут отменены. Основания для вынесения такого приказа и будет постановление № 749 .
Необходимо ли командировочное удостоверение
Изданное постановление Правительства РФ № 1595 , ускорило долгожданную отмену командировочных удостоверений . Теперь обязанность носить удостоверение за собой и постоянно штамповать в гостиницах и на разных предприятиях у командированных работников отпадет. Для того, чтобы подтвердить поездку, теперь достаточно и билетов на проезд, которые содержат дату, а также время совершения командировки.
Причиной отмены удостоверения является его полное дублирование приказом руководителя о направлении работника в командировку . Роль, которую выполняло командировочное удостоверение, теперь будет выполнять один документ - изданный приказ руководителя. Это может быть «классический» приказ по форме или , а также любое другое решение руководителя, которое должно быть оформлено письменно.
Тем работникам, которые командированы за пределы России, удостоверение не нужно, поскольку подтверждением этого будет служить отметка, содержащаяся в загранпаспорте, о пересечении границы. Отмена этого первичного документа значительно снизит нагрузку у бухгалтеров и будет способствовать сокращению издержек бизнеса, в особенности малого.
Постановление № 1595 вводит в действие ещё один новый документ - служебную записку , которая заменяет командировочное удостоверение. Её необходимость обусловлена случаями, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, при этом форма составления этого документа произвольная. Единственным условием является обязательное указание даты начала, а также окончания поездки.
К служебной записке прилагаются документы, подтверждающие то, что поездка проводилось на личном транспорте. Такими являются: путевой лист , чеки на оплату топлива и т. д. Кроме прочего, отпадёт необходимость вести журнал учёта прибытия и убытия сотрудников в командировки (Постановление № 771 ).
Таким образом, на сегодняшний день предприятие может самостоятельно решать использовать ему командировочные удостоверения или нет и какую форму для этого применять. За основу можно взять использовавшуюся ранее , которую утверждал Госкомстат в Постановлении № 1 от 05.01.2004 г.
Причина отмены командировочного удостоверения
Суть документа, который предполагает внести изменения в правовое регулирование вопросов, связанных с командировками, состоит в том, что отменяется понятие суточных расходов , выплачиваемых сотруднику в установленной сумме. То есть, если командировка осуществляется по России, то кроме затрат, связанных с проездом и жильём, возмещаться будут только те расходы, которые будут документально подтверждены. Фиксированная выплата суточных больше не будет выдаваться. Исходя из статистических данных, собранных по России, прошлый год российские предприятия включили в число своих расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, суточные расходы, размер которых составляет более 60 миллиардов рублей.